Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Kuusamon yhteismetsän osakkaiden ja asiakkaiden (jäljempänä rekisteröityjen) henkilötietojen käsittelyä. Yhteismetsä on jäsen Pohjois-Suomen Yhteismetsien Yhdistyksessä ja on sitä kautta Suomen Yhteismetsät ry:n jäsen. Suomen Yhteismetsät ry:n kautta yhteismetsä on myös Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n jäsen.

Yhteismetsä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja pääasiallisesti osakasrekisterin ylläpitoa varten, maksaakseen osakkaille ylijäämää, hoitaakseen asiakkaidensa toimeksiantoja, sekä työntekijärekis- terin ylläpitoa ja tiekuntien osakasrekisterin ylläpitoa varten.

Kunnioitamme osakkaiden, työntekijöiden ja asiakkaiden yksityisyydensuojaa ja olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Kuusamon yhteismetsä
Timo Pätsi
p. 0400 207 896
timo.patsi@kuusamonyhteismetsa.fi

Arja Mustonen
arja.mustonen@kuusamonyhteismetsa.fi
p. 040 750 0026

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Osakastiedot

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Osakaskiinteistön tiedot ja yhteismetsäosuuden määrä
• Tiliyhteystiedot
• Osakasnumero
• Osakkuutta koskevat tiedot, kuten maksutiedot, sekä niiden muutos- ja historiatiedot
• Suoramarkkinointisuostumukset ja –kiellot
• Mahdolliset ulosottotiedot

Asiakastiedot

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Kiinteistötiedot
• Metsäpinta-alat
• Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Muistiinpanot tapaamisista / sovituista asioista

Työntekijätiedot

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Tiliyhteystiedot
• Työsuhteen alku- ja loppupäivät
• Verohallinnon ennakonpidätystiedot (verokortti)
• Eläkesopimuksen tiedot
• Mahdolliset ulosottotiedot

Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään. Satunnaisesti tietojen päivittämiseen voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä, kuten Maanmittauslaitoksen tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokanto- ja, VRK/Väestötietojärjestelmää, Verohallinnon tietojärjestelmää taikka Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Osakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

• Osakkuuden ja osakasrekisterin ylläpitoon
• Laskutukseen ja maksun valvontaan
• Osakaskirjeiden, -lehtien ja -tiedotteiden lähettämiseen
• Markkinointitoimenpiteisiin
• Osakkaiden neuvontaan ja koulutukseen
• Osakasetujen tarjoamiseen ja käytön edistämiseen sekä niiden käytön valvontaan
• Muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Asiakkaiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

• Asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon
• Toimeksiantojen hoitoon
• Laskutukseen ja maksun valvontaan
• Asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
• Asiakkuutta vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
• Muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Työntekijöiden henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

• Palkkojen ja palkkioiden maksuun
• Palkka- ja työtodistusten tekemiseen työntekijän pyynnöstä

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

• Lakisäätäinen velvoite: Yhteismetsälain mukaan yhteismetsän on pidettävä osakasluetteloa, johon merkitään osakkaat, heidän omistamansa osakaskiinteistöt ja yhteismetsäosuudet. Käsittelemme osakkaiden henkilötietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
• Sopimus: Asiakkaiden osalta käsittelemme tietoja täyttääksemme asiakkaan kanssa tehdyn toimeksiantoantosopimuksen.
• Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja historiikkien kirjoittamiseen, osakkuuden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, osakas- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä markkinointitoimiin ja – analyyseihin. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikut- taa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitoa ja verotusta koskevan lainsäädännön nojalla myös osakkuuden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin varten painamalla sähköisen suora- markkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteys- henkilöön, joka yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.
• Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esi- merkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi myös peruuttaa esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterin- pitäjän yhteyshenkilöön. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistys- tai yhteismetsälain velvoitteiden noudattamiseksi.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa:

• Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröityä koskevia tietoja kolmansille osapuolille rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä ja kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
• Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.
• Toimeksiantojen toteutukset: Voimme luovuttaa asiakkaan työmaita koskevia tietoja työn- tekijöille ja urakoitsijoille asiakkaan antaman yksilöidyn toimeksiannon toteuttamiseksi.
• Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen siirrot

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Ali- hankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainituille henkilöille.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi